浅谈网络时代档案工作面临的挑战与对策

马 晓 玲

 

 

内容提要：信息技术的发展，对传统档案工作产生了巨大的冲击。具体表现为网络时代档案的数字化、传输的网络化、管理的信息化，如何在网络时代结合档案工作的现实需求，在数字化、网络化和信息化等方面狠下功夫，推进网络时代档案工作的与时共进，这不仅是当代档案工作者的神圣职责，也是新时期档案工作的现实需要。

关键词：网络时代  档案工作  特点  挑战  对策

 

随着计算机和网络技术的应用和发展，传统档案工作正经历着时代性的变革。计算机为档案工作创新提供了强有力的武器；互联网开阔了人们的视野，改变了传统的档案工作思维；而信息化为人们提供了全新的档案工作新空间。如何在网络时代，全面推进档案工作的创新，实现档案管理的信息化，构建一个安全、便捷、高效的档案工作环境，这是档案工作者目前面临的一个新课题。

计算机和网络技术的应用，给人们带来了全新的生活和工作方式，它以独特的方式和丰富的内容，也同样给新时代的档案工作带来了全新的内容和方式，其中最有特点的就是档案的数字化、应用的网络化和管理的信息化。

档案数字化。信息时代的重要标志之一就是数字化。而档案数字化，实质是档案信息的数字化，它是指将档案信息内容转换为计算机所能识别的数字代码的过程。通常包括档案数字化输入、档案数字化转换和数字化档案接收。数字档案同传统档案最大的区别是：传统档案是以文字、图形、图像等为符号，以纸张为介质的纸质档案；而数字档案是一种以数字编码的形式传输、运算、存贮的档案，它能够被计算机识别处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传递的数字代码序列，是数字信息的集合体。档案数字化是网络时代档案工作最重要的基本建设，也是档案应用网络化、管理信息化的前提和基础。

应用网络化。现代网络技术对档案工作所能提供的最大技术优势是促进档案网络化，方便档案的保存和利用。档案网络化是指充分利用现代网络技术，将各种数字化档案信息融为一体，进行管理、传输、检索和利用，真正实现档案信息资源的共享。作为社会信息网络的一个组成部分，档案网络是在计算机技术、通讯网络技术平台上建立的数字化档案信息资源网，是集计算机、数字化档案资源、现代通讯技术于一身的网络系统，其实质是计算机网络化技术为数字化档案信息的传输、共享提供的通道。档案网络化的主要内容包括：档案信息上网、档案网站的建立以及数字档案馆工程的建设等。

管理信息化。档案管理信息化是指在档案工作中充分利用计算机技术、网络技术、信息技术，对档案资源进行处理、管理、开发和利用，达到为社会发展提供服务的目的。档案管理信息化不仅是在档案的收集、整理、保存等方面，更重要的是体现在对档案的开发和利用上。随着信息技术的快速发展，人们在记载历史信息和从档案资料中获取信息的途径有了更多的选择，档案资料的重要性会更加突显，需要和使用档案资料的范围和空间会越来越广泛，这就要求档案工作从信息收集整理到资料开发利用的更加全面准确，更加方便快捷。档案管理信息化的实质就是利用系统设计的电脑代替人脑自动管理庞大而复杂的档案资料，借助计算机和网络技术，将大量的数字档案通过网络传输来收集、整理、保存和利用，使档案资料的收集、整理和保存更加安全方便，资料信息流通利用更加顺畅，信息资源实现高度共享。

面对网络时代档案资料面广、量大的特点，档案管理工作更加纷繁、复杂。档案的信息化管理在方便档案资料收集、整理、保存和利用的同时，对档案的安全、滥用、侵权等问题也更为突出。特别是在电子档案的建档及其应用、网络技术环境和信息管理安全等方面都面临着一系列新的挑战。

一是电子档案的建档及其应用。电子档案的建档或档案的电子化是网络时代档案工作最重要、最基础的工作。由于档案电子化使原来的档案信息资源呈现出多元化的趋势，档案已不再是以前单一的纸质文件，磁盘、光盘、缩微品等新型载体已成为电子档案的主角；档案的来源也不仅仅局限于办理完毕的文件，在办公自动化系统中流转下来的电子文件、实物档案等都成为重要的档案资料，如何收集、整理这些新的档案资料和载体，对档案工作者来说是一个全新的领域。同时，由于我国对电子档案的法律保护目前尚没有明确的规定。在电子档案利用过程中也会涉及一些权益方面的问题。如利用者的信息权、文件内容涉及的隐私权、档案的公布权等。

二是网络技术的环境制约。在网络化环境下，由于信息资源的开发、利用、共享和管理模式冲破了传统技术条件下地域、行业、时间的限制，极大地丰富了信息资源共享的内容。但网络环境下的档案利用也存在着安全隐患。如网络系统硬件、软件的安全问题。由于网络具有联结形式的多样性、开放性、互连性等特征，致使网络易受“黑客”的攻击和病毒的入侵，造成档案信息的泄密、假冒、篡改等诸多问题，甚至给整个网络安全带来威胁。操作系统和应用软件本身存在的安全漏洞和缺陷，也会造成档案信息被非法访问、泄密、篡改。所以，网络技术的发展水平，也制约了网络时代档案管理工作的发展进程。

三是信息管理的安全问题。在网络时代，档案信息安全等同于档案安全。由于数字信息档案载体的脆弱性，信息的不稳定性和对计算机软硬件的依赖性等特点，使档案信息存在着信息内容的易更改性，这就给保持电子档案的原始性、真实性增加了困难。电子档案对计算机系统的依赖性及电子档案的信息特性和载体物化性使其保护技术更加艰巨复杂；网络空间的复杂性使信息档案的知识产权保护更为严峻。正因为信息档案保护面临的挑战具有多层多维多因性，所以信息档案保护不仅涉及实体安全的保护，更重要的是对其信息安全的保护。

加强档案管理信息化建设，通过网络收集、整理、保存和利用数字档案，实现信息档案资源的安全共享，是网络时代档案工作的重点。实现档案管理的信息化，关键是要实现电子文件与电子档案的一体化管理，不断提高信息档案网络化的应用水平，加强档案信息的安全管理，提高档案工作者的业务素质和技能，积极应对网络时代档案管理工作面临的新问题和新挑战。

一是实行电子文件与电子档案的一体化管理。电子文件的完整性是电子档案完整性的前提和基础。要做好电子文件的确认与收集工作。要求文件具备必要的内容、结构、背景信息和元数据等相关信息。在电子文件管理系统设计时应使系统运行过程中能自动把相关的背景信息连接到一起，组成一体化管理的信息库；要做好电子文件的鉴定与归档工作。包括电子文件的鉴别、电子文件的内容鉴定和技术鉴定等。文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上；要做好电子文件的整理与著录工作。将电子文件进行分门别类，使之有序化、系统化。

二是提高档案网络化的应用水平。随着网络技术的发展，档案网络化的应用水平也要不断提高，使网络技术为档案信息化助力。要加快立法，使网络档案工作有法可依、有章可循；要加强“防火墙”的研制，用技术手段防止国内外黑客的入侵和秘密资料的泄露；要加强电子档案的网络使用管理，建立相对应的网络档案使用措施、办法、程序和规范；要加强对网络档案使用权限的审核，注意档案资料拷贝的提供与回收。

三是加强档案信息的安全管理。从技术层面上讲，首先要根据不同层次的保密要求，落实身份验证、数字签名、信息加密、防火墙建设等技术手段；其次要预防计算机病毒入侵，建立数据备份系统。从管理层面上讲，首先要建立和完善法律制度，如明确规定对于“黑客”攻击计算机系统、破坏电子文件等计算机犯罪的制裁等。其次要建立安全管理制度。如要求电子文件制作过程的责任分散，使每个参与人员负责其分工范围内的责任，不相关的人员不能进入他人的责任范围。保密性较强的电子文件的制作要采取“从不单独和限制使用期限”的原则，建立电子文件生命周期自动管理系统，确保档案信息的安全可靠性。

四是提高档案工作者的业务素质和技能。网络时代的档案工作，是一个知识、信息高度密集的领域，档案工作的信息化程度越来越高，与此相适应对档案工作者的知识结构、信息素养的要求也越来越高。因此，网络时代的档案工作者应该是具有复合型知识结构的人才，不仅应该具备档案业务方面的专业知识、相关学科知识、多媒体方面的知识甚至是外语知识，还应该熟练掌握计算机技术及网络化信息技术。所以，要有针对性地对在职档案工作者进行各种形式的再教育和培训，以提高和充实他们的档案工作水平和业务技能，以适应发展的需要。作为档案工作者自身也要积极主动参与各种知识和技能的培训。同时，要建立有效的培训和人才管理机制，改善档案工作者的知识结构，提高档案工作者的政治思想理论、业务素质，还应注意引入各种具备技术专长的人才，充实档案干部队伍，建立复合型多层次的专业技术队伍，以适应网络时代档案工作现代化的需要。

 

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[2]许桂清，王志．信息化变革档案管理探析[J]．中国档案，2006（3）

[3]余洪梅．网络时代档案工作的变化及应对策略[J] ．管理研究，2010（10）

[4]王淑敏，尉迟荔．关于加强档案信息化建设的几点思考[J] ．档案天地，2002（5）

[5]黄鹤楠．数字化背景下档案工作基本原则研究[J] ．辽宁大学硕士研究生论文，2007